依法管理檔案 夯實發(fā)展基礎(chǔ)
——來自兩個基層單位加強規(guī)范檔案管理工作的見聞
寫在前面
檔案，是歷史的底稿。軍隊檔案是記載人民軍隊光輝歷史、傳承經(jīng)驗智慧、延續(xù)紅色血脈的重要載體，是服務(wù)備戰(zhàn)打仗、保障改革建設(shè)的重要戰(zhàn)略資源，是推進(jìn)依法治軍、維護(hù)官兵權(quán)益的重要依據(jù)。檔案的完整性和安全性會直接影響部隊建設(shè)水平及工作效率，關(guān)乎官兵切身利益和戰(zhàn)斗力提升?！盾婈牂n案條例》對規(guī)范軍隊檔案工作、加強檔案事業(yè)建設(shè)，有效保護(hù)和利用檔案提出了明確規(guī)范。各單位要依據(jù)條例要求進(jìn)一步加強檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化建設(shè)，全面推動檔案管理提質(zhì)增效，真正讓檔案數(shù)據(jù)活起來，為部隊發(fā)展提供更有力支撐。
“考核遴選+專業(yè)培訓(xùn)”
強化專業(yè)人員能力素質(zhì)
■韋仕麒 李 好
“檔案交接更加快速高效，讓我能安心投入新崗位！”近日，陸軍某旅二級上士小李調(diào)整至新單位任職時，將檔案完整無誤進(jìn)行了交接。
“以往由于個別檔案管理人員專業(yè)能力較弱，影響了管理工作質(zhì)效?！痹撀萌肆Y源科一名干部告訴筆者，前期，他們在一次檢查中發(fā)現(xiàn)，某單位存在部分檔案歸檔、核查和追交不夠及時，檔案涵蓋的具體資料內(nèi)容不夠清楚等問題。檢查人員詢問情況時，一名檔案管理人員坦言，旅隊了解專業(yè)檔案管理工作的官兵數(shù)量不多，專業(yè)知識和技能也存在差距，缺乏對檔案及時進(jìn)行分類整理的意識，導(dǎo)致官兵在辦理考學(xué)提干、調(diào)崗轉(zhuǎn)業(yè)、福利待遇等事務(wù)時，需要耗費不少時間精力整理檔案。
“檔案工作關(guān)乎官兵切身利益和部隊?wèi)?zhàn)斗力生成。相關(guān)法規(guī)要求各單位應(yīng)當(dāng)做好檔案工作人員的選配、培養(yǎng)、使用和交流工作，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)素質(zhì)，保持人才隊伍穩(wěn)定。”該旅領(lǐng)導(dǎo)分析感到，部隊練兵備戰(zhàn)任務(wù)重，官兵常處于動散狀態(tài)，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，缺乏依規(guī)工作的意識，就容易出現(xiàn)檔案材料交接難等問題。
為解決相關(guān)人員對檔案工作不會管、管不好等現(xiàn)實問題，該旅組織開展專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助官兵強化依規(guī)管理意識、提升專業(yè)技能水平。結(jié)合檔案管理工作實踐，針對各類典型問題，他們編撰經(jīng)典案例分析指導(dǎo)手冊，幫助官兵認(rèn)準(zhǔn)門、找對人、辦好事。該旅還采取“考核遴選+專業(yè)培訓(xùn)”模式，選派政治思想過硬、表現(xiàn)優(yōu)秀的人員參加專業(yè)集訓(xùn)、在職培訓(xùn)和交流學(xué)習(xí)，組織檔案管理人員到院校進(jìn)修，不斷加強檔案管理人才隊伍建設(shè)。
去年以來，該旅積極探索完善“三位一體”責(zé)任體系，將檔案管理細(xì)化為基層營連、機關(guān)部門、檔案室三級責(zé)任制，各工作環(huán)節(jié)定責(zé)到人，并在人力資源科備案備查，確保每一份檔案安全完整，較好解決了工作難題，回應(yīng)了官兵關(guān)切。
近日，某連剛退役不久的一名戰(zhàn)士需要原服役單位開具“軍隊服役證明”，旅隊檔案管理員小王迅速精準(zhǔn)找到退役人員的基本資料，實現(xiàn)了工作“即來即辦”。
“環(huán)境監(jiān)測+硬件升級”
規(guī)范檔案管理環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)
■陳紫奇 戚科晉
“溫度18℃，相對濕度52％，符合檔案存放要求……”在空軍某旅，每天對檔案室環(huán)境進(jìn)行檢查確認(rèn)，已成為保密員、一級上士小孟的一個良好習(xí)慣。
“溫濕度對紙質(zhì)檔案影響很大。雖然肉眼不易察覺，但長時間處于高溫高濕環(huán)境中，紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)字跡模糊、褪色等問題，而環(huán)境過于干燥則會使紙質(zhì)檔案變脆、泛黃，從而對檔案造成不可逆的損害?！睂Υ?，小孟深有感觸。
小孟剛負(fù)責(zé)檔案管理工作時，有一次上級機關(guān)前來檢查，發(fā)現(xiàn)一些舊文件檔案存在字跡模糊、褪色的情況。認(rèn)真排查得知，原來檔案室沒有將溫濕度控制在規(guī)定范圍內(nèi)?！跋嚓P(guān)規(guī)定明確，檔案室應(yīng)當(dāng)建立庫房環(huán)境監(jiān)測等管理制度，落實檔案保管要求。檔案室對于溫濕度的設(shè)置有著嚴(yán)格要求，檔案管理人員應(yīng)定期檢查設(shè)備設(shè)施運行狀況，如果溫濕度不達(dá)標(biāo)，易導(dǎo)致檔案文件的損壞?！苯?jīng)檢查人員講解，小孟認(rèn)識到了自己工作的疏漏。他立即向上級相關(guān)部門匯報，很快完善了檔案室的日常管理。
旅機關(guān)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，檔案室管理還不同程度存在一些問題。比如，個別檔案室環(huán)境監(jiān)測不到位，紙質(zhì)檔案出現(xiàn)泛黃、變脆情況后沒有及時修復(fù)；還有的僅按到件順序?qū)n案放在保密柜中，沒有及時進(jìn)行分類統(tǒng)計，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，存在風(fēng)險隱患。
為提高檔案管理質(zhì)效，該旅機關(guān)組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)規(guī)范，開展檔案管理宣傳教育和專業(yè)培訓(xùn)，強化官兵“履行保護(hù)檔案義務(wù)、依法利用檔案權(quán)利”意識。結(jié)合規(guī)范檔案室環(huán)境監(jiān)測，升級檔案室硬件設(shè)施，配備溫濕度控制及通風(fēng)設(shè)備，不定期組織相關(guān)人員對檔案保存環(huán)境進(jìn)行檢查，保證檔案室環(huán)境符合要求。他們還購置了可升降的檔案架，有效提高了檔案室的空間利用率和文件查找速度。
“上次我來檔案室查詢一份多年前的文件，檔案管理員只花了幾分鐘便找到了我想要的文件?！鼻安痪茫瑱C關(guān)胡干事前來借閱檔案，對旅隊檔案管理工作連連點贊。
為服務(wù)備戰(zhàn)打仗提供重要可靠資源
■馮譜霏 李紅宙
檔案承載著記錄歷史、服務(wù)當(dāng)下、支撐未來的使命，它不僅是追溯過往的憑證，更是謀劃未來的依據(jù)。檔案管理工作對于軍隊建設(shè)具有不可或缺的重要作用，從戰(zhàn)略決策到戰(zhàn)術(shù)執(zhí)行，從人才培養(yǎng)到裝備研發(fā)，每一項軍隊建設(shè)成果的背后都離不開檔案的記錄與支撐。
檔案的真實性和完整性是檔案工作的前提。每份檔案都真實記錄著軍隊在組織建設(shè)、軍事訓(xùn)練、科研創(chuàng)新、后勤保障等領(lǐng)域的實踐軌跡。若檔案出現(xiàn)失真或缺失，不僅會割裂歷史傳承的鏈條，更可能導(dǎo)致研判依據(jù)的缺失。因此，從檔案文件形成之初就必須建立嚴(yán)格的審核機制，確保原始材料的客觀準(zhǔn)確、真實有效。
確保檔案資源的可用性是發(fā)揮其價值的關(guān)鍵。檔案工作紛繁復(fù)雜，科學(xué)的分類管理與現(xiàn)代化的技術(shù)手段缺一不可。立檔單位要建立標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，采用耐久性載體延長檔案壽命，并通過數(shù)字化技術(shù)為傳統(tǒng)檔案制作可靠副本。此外，檔案排列要做到邏輯清晰、檢索便捷、快速響應(yīng)。在確保紙質(zhì)檔案安全保存的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，構(gòu)建智能檢索系統(tǒng)，開發(fā)數(shù)據(jù)挖掘工具，讓檔案資源從靜態(tài)存儲轉(zhuǎn)向動態(tài)應(yīng)用。要建立跨部門的檔案共享機制，打破信息“孤島”，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)，更好實現(xiàn)對檔案資源的有效利用。
檔案管理隊伍的專業(yè)化建設(shè)是檔案工作的重要基礎(chǔ)。檔案工作者既是歷史的保管員，更是機密的守護(hù)者，必須具備政治可靠、業(yè)務(wù)精湛的雙重素養(yǎng)。在選人用人上，既要考察專業(yè)背景與實操能力，更要錘煉政治品格與保密意識；在人才培養(yǎng)上，既要傳承傳統(tǒng)檔案管理技能，也要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)手段。要建立常態(tài)化輪訓(xùn)機制，通過崗位交流拓寬視野，借助實戰(zhàn)化任務(wù)錘煉本領(lǐng)，提升檔案工作人員的應(yīng)急處理能力與創(chuàng)新能力。如此，檔案管理工作者的整體素質(zhì)才能得到顯著提升，為軍隊檔案管理事業(yè)的發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。
開展檔案管理工作，要將依法細(xì)致的作風(fēng)貫穿于每個工作環(huán)節(jié)。從文件形成到歸檔保存，從日常維護(hù)到開發(fā)利用，每個步驟都需要建立標(biāo)準(zhǔn)化流程和責(zé)任清單。在檔案利用過程中，既要破除“重藏輕用”的保守觀念，也要嚴(yán)防失泄密風(fēng)險，通過分級授權(quán)、痕跡追蹤等技術(shù)手段實現(xiàn)檔案安全與使用效能的平衡，為服務(wù)備戰(zhàn)打仗提供重要可靠資源。
（漫畫由陽志軻繪）